Auftragsverarbeitungsvertrag für VetSystem

Präambel

Der Kunde nutzt VetSystem als Software-as-a-Service-Lösung zur digitalen Verwaltung einer tierärztlichen Praxis, Tierklinik oder vergleichbaren tiermedizinischen Organisation.

Im Rahmen der Nutzung von VetSystem kann der Anbieter personenbezogene Daten im Auftrag des Kunden verarbeiten. Der Kunde entscheidet über Zwecke und Mittel der Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen seiner Praxisorganisation. Der Anbieter verarbeitet diese Daten nach Weisung des Kunden und ausschließlich zur Bereitstellung, Wartung und Sicherung von VetSystem nach Maßgabe dieses Auftragsverarbeitungsvertrags.

Dieser Vertrag konkretisiert die datenschutzrechtlichen Rechte und Pflichten der Parteien gemäß Art. 28 DSGVO.

1.

Parteien und Rollen

1.1. Verantwortlicher im Sinne der DSGVO ist der Kunde, soweit personenbezogene Daten innerhalb der VetSystem-Organisation des Kunden verarbeitet werden.

1.2. Auftragsverarbeiter im Sinne der DSGVO ist der Anbieter, soweit er personenbezogene Daten im Auftrag des Kunden verarbeitet.

1.3. Der Kunde ist insbesondere verantwortlich für:

a) die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung;

b) die Information betroffener Personen;

c) das Vorliegen geeigneter Rechtsgrundlagen;

d) die Erfüllung von Betroffenenrechten;

e) die Richtigkeit der eingegebenen Daten;

f) die Zulässigkeit der durch seine Benutzer eingegebenen Inhalte;

g) die Einhaltung berufsrechtlicher, dokumentationsrechtlicher und sonstiger gesetzlicher Pflichten seiner Praxis.

1.4. Der Anbieter verarbeitet personenbezogene Daten des Kunden nur nach Maßgabe dieses Vertrags, der Hauptvereinbarung, der AGB, dokumentierter Weisungen des Kunden und anwendbarer Datenschutzgesetze.

1.5. Datenverarbeitungen, die der Anbieter für eigene Zwecke durchführt, insbesondere Vertragsverwaltung, Rechnungslegung, Zahlungsabwicklung, eigene Buchhaltung, eigene Website, eigene Marketingmaßnahmen, allgemeine Produktanalyse außerhalb der Auftragsverarbeitung und rechtliche Nachweispflichten, sind nicht Gegenstand dieses AVV. Diese Verarbeitungen werden in der Datenschutzerklärung des Anbieters geregelt.

2.

Gegenstand, Art und Zweck der Verarbeitung

2.1. Gegenstand der Verarbeitung ist die Bereitstellung von VetSystem als webbasierte Software zur Verwaltung tierärztlicher Praxisdaten.

2.2. Die Verarbeitung dient insbesondere folgenden Zwecken:

a) Erstellung und Verwaltung einer Organisation des Kunden;

b) Verwaltung von Benutzern, Rollen und Berechtigungen;

c) Speicherung und Anzeige von Kunden-, Tier- und Behandlungsdaten;

d) Verwaltung von Tierprofilen, Besuchseinträgen, Behandlungen, Medikationen, Befunden und Dokumenten;

e) Authentifizierung und Zugriffskontrolle;

f) Bereitstellung technischer Infrastruktur;

g) Speicherung, Sicherung, Export und Wiederherstellung von Daten;

h) Versand transaktionaler E-Mails;

i) Fehleranalyse, Sicherheitsüberwachung und Missbrauchsprävention;

j) Supportleistungen auf Anfrage des Kunden;

k) optionale Nutzung von KI-Funktionen, insbesondere zur Erstellung tierbezogener Zusammenfassungen sowie zur Erkennung und Erfassung von Produkten und Lagerartikeln;

l) optionale Datenmigration oder Datenaufbereitung nach gesondertem Auftrag.

2.3. Eine Verarbeitung zu anderen Zwecken erfolgt nur auf dokumentierte Weisung des Kunden oder soweit der Anbieter gesetzlich dazu verpflichtet ist.

3.

Dauer der Verarbeitung

3.1. Die Verarbeitung beginnt mit Abschluss des Hauptvertrags, der Registrierung der Organisation, dem Start einer kostenlosen Testphase oder der erstmaligen Nutzung von VetSystem durch den Kunden.

3.2. Die Verarbeitung dauert für die Dauer des Vertragsverhältnisses zwischen Kunde und Anbieter.

3.3. Nach Vertragsende gelten die in diesem AVV, den AGB und Anlage 4 geregelten Export-, Lösch- und Backup-Fristen.

3.4. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten, Nachweispflichten und berechtigte Interessen des Anbieters bleiben unberührt, soweit der Anbieter Daten in eigener Verantwortlichkeit verarbeiten darf oder muss.

3.5. Bei einer kostenlosen Testphase, die nicht in ein kostenpflichtiges Paket übergeht, gilt das Ende der Testphase als Vertragsende im Sinne dieses AVV.

4.

Kategorien personenbezogener Daten

4.1. Je nach Nutzung durch den Kunden können insbesondere folgende Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet werden:

a) Stammdaten von Tierhaltern und Kunden der Praxis;

b) Kontaktdaten von Tierhaltern und Kunden;

c) Adressdaten;

d) Kommunikationsdaten;

e) organisatorische Praxisdaten;

f) Benutzerkontodaten von Praxisinhabern, Mitarbeitern und eingeladenen Benutzern;

g) Rollen- und Berechtigungsdaten;

h) Login- und Authentifizierungsdaten;

i) technische Nutzungsdaten;

j) Protokoll- und Auditdaten;

k) Supportdaten, soweit der Kunde diese bereitstellt;

l) Dokumente, Befunde, Dateien oder Anhänge, soweit vom Kunden hochgeladen;

m) Tierdaten, soweit diese einem Tierhalter, Kunden oder einer natürlichen Person zugeordnet werden können;

n) tierbezogene Behandlungsdaten, Besuchseinträge und Medikationsinformationen, soweit diese personenbeziehbar sind.

4.2. Tierdaten und tiermedizinische Angaben sind nicht automatisch Gesundheitsdaten natürlicher Personen. Sie können jedoch personenbezogen sein, wenn sie einem Tierhalter, Kunden, Mitarbeiter oder einer sonstigen natürlichen Person zugeordnet werden können.

4.3. VetSystem ist nicht zur Verarbeitung personenbezogener Gesundheitsdaten natürlicher Personen vorgesehen.

4.4. Der Kunde verpflichtet sich, keine personenbezogenen Gesundheitsdaten natürlicher Personen, keine strafrechtlich relevanten Daten und keine sonstigen besonderen Kategorien personenbezogener Daten natürlicher Personen in Felder oder Funktionen einzugeben, die nicht ausdrücklich dafür vorgesehen sind.

5.

Kategorien betroffener Personen

5.1. Je nach Nutzung durch den Kunden können insbesondere folgende Kategorien betroffener Personen betroffen sein:

a) Tierhalter;

b) Kunden der tierärztlichen Praxis;

c) Ansprechpartner des Kunden;

d) Mitarbeiter des Kunden;

e) eingeladene Benutzer;

f) Praxisinhaber;

g) freie Mitarbeiter oder Dienstleister des Kunden;

h) sonstige Personen, deren personenbezogene Daten der Kunde in VetSystem eingibt.

6.

Weisungen des Kunden

6.1. Der Anbieter verarbeitet personenbezogene Daten ausschließlich auf dokumentierte Weisung des Kunden, einschließlich hinsichtlich Übermittlungen in Drittländer oder an internationale Organisationen, sofern er nicht durch Unionsrecht oder das Recht eines Mitgliedstaates zur Verarbeitung verpflichtet ist. In diesem Fall informiert der Anbieter den Kunden vor der Verarbeitung über diese rechtliche Verpflichtung, soweit das betreffende Recht eine solche Information nicht aus wichtigen Gründen des öffentlichen Interesses verbietet.

6.2. Weisungen ergeben sich insbesondere aus:

a) diesem AVV;

b) der Hauptvereinbarung;

c) den AGB;

d) den Einstellungen und Eingaben des Kunden innerhalb von VetSystem;

e) dokumentierten Supportanfragen;

f) schriftlichen oder elektronischen Einzelweisungen des Kunden.

6.3. Weisungen müssen eindeutig, rechtmäßig und technisch umsetzbar sein.

6.4. Der Anbieter informiert den Kunden, wenn er der Auffassung ist, dass eine Weisung gegen Datenschutzrecht verstößt, soweit eine solche Information gesetzlich zulässig ist.

6.5. Weisungen, die über den vertraglich vereinbarten Leistungsumfang hinausgehen, können als Zusatzleistung gesondert angeboten und verrechnet werden.

7.

Pflichten des Anbieters

7.1. Der Anbieter verarbeitet personenbezogene Daten nur im Rahmen dieses AVV und der dokumentierten Weisungen des Kunden.

7.2. Der Anbieter verpflichtet sich insbesondere:

a) personenbezogene Daten vertraulich zu behandeln;

b) nur Personen mit der Verarbeitung zu betrauen, die zur Vertraulichkeit verpflichtet wurden;

c) geeignete technische und organisatorische Maßnahmen gemäß Anlage 2 umzusetzen;

d) Subprozessoren nur nach Maßgabe dieses AVV einzusetzen;

e) den Kunden bei der Erfüllung von Betroffenenrechten angemessen zu unterstützen;

f) den Kunden bei Datenschutz-Folgenabschätzungen angemessen zu unterstützen, soweit die Verarbeitung durch VetSystem betroffen ist;

g) Datenschutzverletzungen nach Maßgabe dieses AVV zu melden;

h) Daten nach Vertragsende nach Maßgabe dieses AVV zurückzugeben oder zu löschen;

i) Nachweise über die Einhaltung dieses AVV in angemessenem Umfang bereitzustellen.

j) den Kunden unter Berücksichtigung der Art der Verarbeitung und der dem Anbieter zur Verfügung stehenden Informationen bei der Einhaltung der Pflichten gemäß Art. 32 bis 36 DSGVO zu unterstützen.

7.3. Der Anbieter stellt sicher, dass Personen, die Zugriff auf personenbezogene Daten erhalten können, diese nur nach Weisung verarbeiten, sofern sie nicht gesetzlich zur Verarbeitung verpflichtet sind.

8.

Pflichten des Kunden

8.1. Der Kunde ist für die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung der von ihm eingegebenen Daten verantwortlich.

8.2. Der Kunde verpflichtet sich insbesondere:

a) nur solche personenbezogenen Daten in VetSystem zu verarbeiten, die er rechtmäßig verarbeiten darf;

b) betroffene Personen ordnungsgemäß zu informieren;

c) erforderliche Rechtsgrundlagen sicherzustellen;

d) Benutzer, Rollen und Berechtigungen angemessen zu verwalten;

e) Zugangsdaten geheim zu halten;

f) ausgeschiedene Mitarbeiter unverzüglich zu entfernen oder deren Zugriff zu sperren;

g) keine unzulässigen oder zweckwidrigen Daten einzugeben;

h) eigene Exporte und Sicherungskopien vorzunehmen, soweit dies erforderlich und im Paket verfügbar ist;

i) den Anbieter unverzüglich zu informieren, wenn der Kunde eine Datenschutzverletzung im Zusammenhang mit VetSystem vermutet;

j) KI-Funktionen ausschließlich mit zulässigen tierbezogenen Daten zu nutzen;

k) bei Nutzung des Offline-Modus die Endgeräte nach Anlage 2 Abschnitt 13 abzusichern und verlorene, gestohlene oder nicht mehr genutzte Geräte unverzüglich zu sperren.

8.3. Der Kunde trägt die Verantwortung dafür, dass seine Benutzer diesen AVV, die AGB und die internen Vorgaben des Kunden einhalten.

9.

Vertraulichkeit

9.1. Der Anbieter verpflichtet alle Personen, die personenbezogene Daten im Auftrag verarbeiten oder Zugriff auf solche Daten haben können, zur Vertraulichkeit, soweit sie nicht bereits einer gesetzlichen Verschwiegenheitspflicht unterliegen.

9.2. Die Vertraulichkeitspflicht gilt auch nach Beendigung der Tätigkeit der jeweiligen Person fort.

9.3. Der Anbieter beschränkt den Zugriff auf personenbezogene Daten auf jene Personen, die diesen Zugriff zur Erfüllung ihrer Aufgaben benötigen.

10.

Technische und organisatorische Maßnahmen

10.1. Der Anbieter setzt geeignete technische und organisatorische Maßnahmen um, um ein dem Risiko angemessenes Schutzniveau zu gewährleisten.

10.2. Die zum Zeitpunkt des Vertragsschlusses vorgesehenen Maßnahmen sind in Anlage 2 beschrieben.

10.3. Der Anbieter darf technische und organisatorische Maßnahmen weiterentwickeln, ändern oder ersetzen, sofern das Schutzniveau nicht wesentlich verschlechtert wird.

10.4. Änderungen, die das Schutzniveau wesentlich beeinträchtigen könnten, werden dem Kunden in angemessener Weise mitgeteilt.

10.5. Der Kunde erkennt an, dass Sicherheit ein laufender Prozess ist und einzelne Maßnahmen je nach technischer Entwicklung, Produktstand, Paket und eingesetzten Subprozessoren angepasst werden können.

10.6. Providerseitige Datenbank- und Infrastrukturbackups werden nach den jeweils geltenden technischen und organisatorischen Sicherheitsmaßnahmen des eingesetzten Subprozessors geschützt. Der eingesetzte Datenbankdienst unterstützt nach Anbieterangaben Verschlüsselung gespeicherter Daten und verschlüsselte Datenübertragung.

11.

Subprozessoren

11.1. Der Kunde erteilt dem Anbieter eine allgemeine Genehmigung zum Einsatz von Subprozessoren, soweit diese zur Bereitstellung, Sicherung, Wartung, Authentifizierung, E-Mail-Zustellung, Speicherung, Datenbankbereitstellung, technischen Analyse, KI-Verarbeitung, Supportunterstützung oder sonstigen Erbringung von VetSystem im Rahmen dieser Auftragsverarbeitung erforderlich sind.

11.2. Die zum Zeitpunkt des Vertragsschlusses eingesetzten Subprozessoren sind in Anlage 3 aufgeführt.

11.3. Der Anbieter stellt sicher, dass mit jedem Subprozessor ein Vertrag geschlossen wird, durch den diesem hinsichtlich der von ihm durchgeführten Verarbeitung mindestens jene Datenschutzpflichten auferlegt werden, die gemäß Art. 28 Abs. 4 DSGVO für die jeweilige Verarbeitung erforderlich sind.

11.4. Der Anbieter bleibt gegenüber dem Kunden für die datenschutzrechtlich relevante Leistung seiner Subprozessoren verantwortlich, soweit die DSGVO dies vorsieht.

11.5. Der Anbieter informiert den Kunden über wesentliche Änderungen bei Subprozessoren, insbesondere über die Hinzuziehung oder Ersetzung eines Subprozessors.

11.6. Die Information kann per E-Mail, innerhalb der Plattform, über eine Subprozessorenliste oder über eine sonstige geeignete elektronische Mitteilung erfolgen.

11.7. Der Kunde kann aus wichtigem datenschutzrechtlichem Grund gegen einen neuen Subprozessor widersprechen.

11.8. Der Widerspruch muss innerhalb von 14 Tagen nach Mitteilung erfolgen und die konkreten datenschutzrechtlichen Gründe enthalten.

11.9. Können die Parteien keine angemessene Lösung finden, kann der Anbieter die betroffene Leistung einstellen oder der Kunde den Vertrag zum nächstmöglichen Zeitpunkt kündigen, soweit die Nutzung des Subprozessors für die Bereitstellung von VetSystem erforderlich ist.

11.10. In dringenden Fällen, insbesondere wenn ein kurzfristiger Wechsel aus erheblichen Sicherheits-, Verfügbarkeits- oder Compliance-Gründen erforderlich ist, informiert der Anbieter den Kunden soweit möglich vor Einsatz des neuen Subprozessors, jedenfalls jedoch unverzüglich. Die Rechte des Kunden gemäß Art. 28 Abs. 2 DSGVO bleiben unberührt.

12.

Drittlandübermittlungen

12.1. Der Anbieter verarbeitet personenbezogene Daten nach Möglichkeit innerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums.

12.2. Soweit personenbezogene Daten in ein Drittland übermittelt werden oder ein Zugriff aus einem Drittland möglich ist, stellt der Anbieter sicher, dass die Voraussetzungen der DSGVO eingehalten werden.

12.3. Geeignete Garantien können insbesondere Angemessenheitsbeschlüsse, EU-Standardvertragsklauseln, zusätzliche Schutzmaßnahmen oder andere gesetzlich zulässige Transfermechanismen sein.

12.4. Der Kunde nimmt zur Kenntnis, dass bestimmte Subprozessoren Konzernunternehmen, Infrastruktur, Supporteinheiten oder Dienstleister außerhalb der EU/des EWR einsetzen können.

12.5. Details ergeben sich aus Anlage 3 und den jeweils gültigen Datenschutz- und Subprozessoreninformationen der eingesetzten Subprozessoren.

13.

Unterstützung bei Betroffenenrechten

13.1. Der Anbieter unterstützt den Kunden im angemessenen Umfang bei der Erfüllung von Anfragen betroffener Personen, soweit die Anfrage Daten betrifft, die im Auftrag über VetSystem verarbeitet werden.

13.2. Dies betrifft insbesondere Anfragen auf:

a) Auskunft;

b) Berichtigung;

c) Löschung;

d) Einschränkung der Verarbeitung;

e) Datenübertragbarkeit;

f) Widerspruch, soweit anwendbar.

13.3. Soweit der Kunde solche Anfragen selbst über VetSystem erfüllen kann, erfolgt die Unterstützung grundsätzlich durch Bereitstellung entsprechender Funktionen.

13.4. Weitergehende manuelle Unterstützung kann als Zusatzleistung gesondert verrechnet werden, sofern sie über den üblichen Supportumfang hinausgeht. Die dem Anbieter gemäß Art. 28 Abs. 3 DSGVO zwingend obliegende Unterstützung bleibt hiervon unberührt.

13.5. Erhält der Anbieter unmittelbar eine Anfrage einer betroffenen Person, die Daten des Kunden betrifft, leitet er diese Anfrage nach Möglichkeit an den Kunden weiter oder verweist die betroffene Person an den Kunden, sofern keine gesetzliche Pflicht zur unmittelbaren Beantwortung besteht.

14.

Unterstützung bei Datenschutz-Folgenabschätzung und Behördenanfragen

14.1. Der Anbieter unterstützt den Kunden im angemessenen Umfang bei Datenschutz-Folgenabschätzungen und vorherigen Konsultationen mit Aufsichtsbehörden, soweit die Verarbeitung durch VetSystem betroffen ist und der Kunde die erforderlichen Informationen nicht selbst beschaffen kann.

14.2. Die Unterstützung erfolgt unter Berücksichtigung der Art der Verarbeitung und der dem Anbieter verfügbaren Informationen.

14.3. Weitergehende Unterstützung, rechtliche Prüfung, Gutachten, individuelle Sicherheitsbewertungen oder umfangreiche Dokumentationsleistungen können als Zusatzleistung gesondert vereinbart und verrechnet werden. Die dem Anbieter gemäß Art. 28 Abs. 3 DSGVO zwingend obliegende Unterstützung bleibt hiervon unberührt.

14.4. Der Anbieter informiert den Kunden, soweit rechtlich zulässig, über behördliche Anfragen, die personenbezogene Daten des Kunden betreffen.

15.

Datenschutzverletzungen

15.1. Der Anbieter informiert den Kunden unverzüglich, nachdem ihm eine Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten bekannt geworden ist, die personenbezogene Daten betrifft, die im Auftrag des Kunden verarbeitet werden.

15.2. Die Meldung erfolgt an die vom Kunden hinterlegte Kontaktadresse oder über einen anderen geeigneten Kommunikationskanal.

15.3. Die Meldung enthält, soweit dem Anbieter zu diesem Zeitpunkt bekannt und mit angemessenem Aufwand feststellbar:

a) eine Beschreibung der Art der Verletzung;

b) die betroffenen Datenkategorien;

c) die betroffenen Personenkategorien;

d) die ungefähre Zahl betroffener Personen und Datensätze, soweit bekannt;

e) die wahrscheinlichen Folgen der Verletzung, soweit abschätzbar;

f) die ergriffenen oder vorgeschlagenen Maßnahmen;

g) eine Kontaktstelle für Rückfragen.

15.4. Liegen noch nicht alle Informationen vor, kann der Anbieter die Informationen schrittweise bereitstellen.

15.5. Der Kunde bleibt für die Bewertung, ob eine Meldung an eine Aufsichtsbehörde oder eine Benachrichtigung betroffener Personen erforderlich ist, verantwortlich.

15.6. Der Anbieter unterstützt den Kunden im angemessenen Umfang bei der Erfüllung entsprechender Melde- und Benachrichtigungspflichten.

16.

Löschung, Rückgabe und Export nach Vertragsende

16.1. Nach Beendigung der Auftragsverarbeitung kann der Kunde nach Maßgabe von Art. 28 Abs. 3 lit. g DSGVO die Rückgabe bzw. Bereitstellung seiner personenbezogenen Daten oder deren Löschung verlangen.

16.2. Sofern der Kunde keine abweichende Weisung erteilt, stellt der Anbieter nach Vertragsende grundsätzlich für 30 Tage einen Export- oder Read-Only-Zugang bereit. Gesetzlich bestehende Export-, Rückgabe- und Portabilitätsrechte bleiben von paketabhängigen Zusatzfunktionen unberührt.

16.3. Nach Ablauf des Exportzeitraums wird der reguläre Zugang deaktiviert. Produktive personenbezogene Kundendaten werden nach Ablauf von 120 Tagen nach Vertragsende gelöscht, sofern der Kunde keine frühere Löschung verlangt und keine zwingenden gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Die Löschung kann automatisiert erfolgen; der Anbieter prüft vor der Durchführung, ob entgegenstehende Aufbewahrungspflichten vorliegen, und kündigt die Löschung dem Kunden per E-Mail an. Bei einer kostenlosen Testphase, die nicht in ein kostenpflichtiges Paket übergegangen ist, können die Daten abweichend hiervon frühestens 30 Tage nach dem Ende der Testphase gelöscht werden; die Ankündigung erfolgt nach Maßgabe von Punkt 5.7 der AGB.

16.4. Daten in technischen Sicherungskopien, Backups, Protokollen und Systemen von Subprozessoren werden nach Ablauf der jeweiligen technischen Retentionszyklen gelöscht oder überschrieben.

16.5. Soweit eine unmittelbare gezielte Einzellöschung aus technischen Sicherungskopien technisch nicht möglich oder nur mit unverhältnismäßigem Aufwand möglich ist, werden die betreffenden Daten bis zur regulären Löschung oder Überschreibung der Sicherungskopie von einer produktiven Nutzung ausgeschlossen, angemessen geschützt und nur verarbeitet, soweit dies für einen erforderlichen Wiederherstellungsvorgang notwendig ist.

16.6. Nach endgültiger Löschung besteht kein Anspruch auf Wiederherstellung.

16.7. Gesetzliche oder vertragliche Aufbewahrungspflichten des Kunden bleiben unberührt. Der Kunde ist selbst dafür verantwortlich, erforderliche Praxis-, Dokumentations- oder Nachweisdaten rechtzeitig zu exportieren und aufzubewahren.

16.8. Daten, die der Anbieter nach Vertragsende für eigene gesetzliche Aufbewahrungs-, Nachweis- oder Rechtsverteidigungszwecke benötigt, werden ausschließlich in dem hierfür erforderlichen Umfang und in eigener datenschutzrechtlicher Verantwortlichkeit weiterverarbeitet.

17.

Backups, Verschlüsselung und Wiederherstellung

17.1. VetSystem stellt kundenbezogene Cloud-Backups, Backup-Downloads, Wiederherstellungsfunktionen und Exportfunktionen bereit.

17.2. Von VetSystem für den Kunden erstellte Cloud-Backups werden verschlüsselt gespeichert. Die technische Umsetzung der Verschlüsselung kann entsprechend dem Stand der Technik weiterentwickelt oder geändert werden, sofern das vereinbarte Schutzniveau dadurch nicht wesentlich herabgesetzt wird.

17.3. Unabhängig von den kundenbezogenen Backup-Funktionen können die vom Anbieter eingesetzten Infrastruktur-, Datenbank- und Speicheranbieter eigene technische Sicherungskopien, Snapshots, Replikate oder sonstige Wiederherstellungskopien im Rahmen ihrer Betriebs- und Disaster-Recovery-Verfahren erstellen. Diese Sicherungskopien unterliegen den technischen und organisatorischen Sicherheitsmaßnahmen sowie den Retentionszyklen des jeweiligen Subprozessors.

17.4. Providerseitige technische Sicherungskopien und Datenbanksnapshots stellen keine vom Kunden verwaltbaren VetSystem-Backups dar und können insbesondere nicht einzeln durch den Kunden heruntergeladen, verändert oder gelöscht werden, soweit der jeweilige Infrastrukturprovider dies technisch nicht unterstützt.

17.5. Daten in providerseitigen Sicherungskopien werden nicht für andere Zwecke verwendet und nach Maßgabe der jeweiligen technischen Retentionszyklen gelöscht oder überschrieben. Soweit einzelne Daten nicht gezielt aus einer technischen Sicherungskopie entfernt werden können, bleiben sie bis zum Ablauf des jeweiligen Retentionszyklus geschützt und dürfen nur im Rahmen eines erforderlichen Wiederherstellungsvorgangs verarbeitet werden.

17.6. Kundenbezogene VetSystem-Backups werden für alle Pakete und während der aktiven Testphase im gleichen Umfang erstellt, grundsätzlich einmal je Kalendertag als verschlüsselte Sicherung der mandantenbezogenen Datenbankdaten einschließlich der Metadaten hochgeladener Dateien. Neue Sicherungen werden regelmäßig 30 Tage aufbewahrt. Zum Schutz vor Datenverlust kann eine Sicherung in Ausnahmefällen länger, höchstens jedoch rund 120 Tage, aufbewahrt werden. Die jeweils jüngste Sicherung einer Organisation bleibt bis zur Löschung der Organisation erhalten. Hochgeladene Dateien sind nicht als Dateiinhalt in diesen Sicherungen enthalten; ihre Verfügbarkeit und Wiederherstellung sind Gegenstand eigenständiger Speicher- und Versionierungsverfahren der Speicherinfrastruktur. Gesetzliche Datenschutz-, Rückgabe-, Lösch- und Portabilitätspflichten bleiben unberührt.

17.7. Der Kunde bleibt verpflichtet, im zumutbaren Umfang eigene Exporte und Sicherungskopien vorzunehmen, soweit entsprechende Funktionen bereitgestellt werden.

17.8. Zugriffe auf Sicherungen, Downloads und Wiederherstellungen sind rollenbasiert und mandantengebunden und werden protokolliert. Eine Wiederherstellung setzt den Datenbestand der Organisation auf den Stand der gewählten Sicherung zurück.

18.

KI-Verarbeitung

18.1. VetSystem kann optionale KI-Funktionen bereitstellen, insbesondere zur Erstellung tierbezogener Zusammenfassungen aus Tier- und Behandlungsdaten sowie zur Erkennung und Erfassung von Produkten und Lagerartikeln.

18.2. KI-Funktionen werden nur ausgeführt, wenn der Kunde oder ein berechtigter Benutzer diese aktiv nutzt.

18.3. Bei Nutzung einer KI-Funktion können die hierfür erforderlichen Tierdaten und tierbezogenen Behandlungsinformationen beziehungsweise Produkt-, Katalog- und Lagerinformationen an einen externen KI-Dienstleister übermittelt werden.

18.4. Der Kunde weist den Anbieter an, die für die jeweilige KI-Anfrage erforderlichen Daten an den KI-Dienstleister zu übermitteln und das Ergebnis in VetSystem bereitzustellen.

18.5. Der Kunde darf KI-Funktionen ausschließlich mit Tierdaten und tierbezogenen Behandlungsinformationen sowie mit Produkt-, Katalog- und Lagerinformationen nutzen.

18.6. Die Eingabe personenbezogener Gesundheitsdaten natürlicher Personen, sensibler personenbezogener Daten natürlicher Personen oder sonstiger unzulässiger Inhalte in KI-Funktionen ist untersagt.

18.7. KI-generierte Inhalte können fehlerhaft, unvollständig oder missverständlich sein. Der Kunde bleibt für die fachliche Prüfung und Verwendung der Ergebnisse verantwortlich.

18.8. Der Anbieter wird keine Einstellungen aktivieren, durch die über die API an den KI-Dienstleister übermittelte Kundendaten freiwillig zum Training oder zur Verbesserung allgemeiner Modelle freigegeben werden, sofern der Kunde dem nicht ausdrücklich zustimmt.

18.9. Einzelheiten zur KI-Verarbeitung, zu den eingesetzten KI-Dienstleistern und zu Datenkategorien ergeben sich aus Anlage 3 und Anlage 5.

19.

Supportzugriffe

19.1. Supportzugriffe auf Kundendaten erfolgen nur, soweit dies zur Bearbeitung einer Supportanfrage, zur Fehleranalyse, zur Sicherheit, zur Missbrauchsprüfung oder zur Erfüllung vertraglicher Pflichten erforderlich ist.

19.2. Der Anbieter beschränkt Supportzugriffe auf das notwendige Maß.

19.3. Der Kunde soll Supportanfragen so formulieren, dass keine unnötigen personenbezogenen Daten offengelegt werden.

19.4. Fernwartung, Bildschirmfreigabe oder gemeinsame Fehleranalyse erfolgen nur mit Mitwirkung oder Zustimmung des Kunden.

19.5. Supportzugriffe können protokolliert werden, soweit dies technisch verfügbar und angemessen ist.

20.

Kontrollen und Nachweise

20.1. Der Anbieter stellt dem Kunden auf Anfrage angemessene Informationen zur Verfügung, die erforderlich sind, um die Einhaltung dieses AVV nachzuweisen.

20.2. Nachweise können insbesondere bestehen aus:

a) diesem AVV;

b) TOM-Beschreibung;

c) Subprozessorenliste;

d) Sicherheitsdokumentation;

e) Zertifikaten oder Prüfberichten von Subprozessoren, soweit verfügbar;

f) standardisierten Fragebögen;

g) schriftlichen Auskünften.

20.3. Der Kunde ist berechtigt, Audits durchzuführen oder durch einen unabhängigen, zur Vertraulichkeit verpflichteten Prüfer durchführen zu lassen, sofern:

a) Audits sind mit angemessener Vorankündigung, regelmäßig mindestens 30 Tage vorher, anzukündigen. Bei einer Datenschutzverletzung, einem konkreten Compliance-Verdacht oder einer behördlichen Anforderung kann eine angemessen kürzere Vorankündigungsfrist gelten.

b) Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse des Anbieters und anderer Kunden geschützt bleiben;

c) Systeme, Daten und Rechte anderer Kunden nicht beeinträchtigt werden;

d) das Audit während üblicher Geschäftszeiten erfolgt;

e) das Audit verhältnismäßig ist.

20.4. Vor-Ort-Audits sind nur zulässig, wenn mildere Mittel, insbesondere Dokumentenprüfung oder Remote-Audit, nicht ausreichen.

20.5. Der Anbieter kann eine angemessene Vergütung für unangemessen häufige, besonders aufwendige oder über die gesetzlichen Pflichten hinausgehende Audit- und Nachweisleistungen verlangen. Gesetzlich geschuldete Mitwirkungs- und Nachweispflichten bleiben unberührt.

21.

Anonymisierte technische Nutzungsdaten

21.1. Der Anbieter darf anonymisierte oder aggregierte technische Nutzungs-, Leistungs-, Diagnose-, Sicherheits- und Systemdaten zur Fehleranalyse, Sicherheit, Kapazitätsplanung, Statistik und Weiterentwicklung von VetSystem verwenden.

21.2. Diese Nutzung betrifft ausschließlich technische Nutzungs- und Systemdaten.

21.3. Kundendaten, Tierhalterdaten, Tierdaten, Behandlungsdaten und fachliche Inhalte werden nicht zu Produktanalyse- oder Entwicklungszwecken verwendet, sofern sie nicht zuvor vollständig anonymisiert wurden und kein Personenbezug mehr besteht.

21.4. Die Verarbeitung personenbezogener Daten bleibt von dieser Regelung unberührt und erfolgt nur nach Maßgabe dieses AVV oder der Datenschutzerklärung.

22.

Datenmigration und Import aus Fremdsystemen

22.1. Datenmigration, Import bestehender Daten aus Fremdsystemen, manuelle Datenaufbereitung und individuelle Datenbereinigung sind nur geschuldet, wenn sie gesondert vereinbart wurden.

22.2. Der Kunde ist für die Rechtmäßigkeit, Richtigkeit, Vollständigkeit und Qualität der bereitgestellten Migrationsdaten verantwortlich.

22.3. Der Kunde hat sicherzustellen, dass er berechtigt ist, die Daten an den Anbieter zur Migration zu übermitteln.

22.4. Der Anbieter verarbeitet Migrationsdaten ausschließlich zur Durchführung der vereinbarten Migration.

22.5. Nach Abschluss der Migration werden temporäre Migrationsdateien gelöscht, sobald sie für die Migration, Fehlerkorrektur oder Nachvollziehbarkeit nicht mehr erforderlich sind, spätestens jedoch 30 Tage nach Abschluss der Migration, sofern keine zwingenden gesetzlichen Gründe entgegenstehen.

22.6. Der Kunde ist verpflichtet, migrierte Daten unverzüglich zu prüfen und erkennbare Fehler zeitnah zu melden.

23.

Verhältnis zu AGB und Hauptvertrag

23.1. Dieser AVV ergänzt den Hauptvertrag und die AGB.

23.2. Bei Widersprüchen zwischen diesem AVV und den AGB gehen die Regelungen dieses AVV in datenschutzrechtlichen Fragen vor.

23.3. In kommerziellen, leistungsbezogenen und haftungsrechtlichen Fragen gelten die AGB, soweit dieser AVV keine speziellere datenschutzrechtliche Regelung enthält und zwingendes Datenschutzrecht nicht entgegensteht.

24.

Haftung

24.1. Die Haftung der Parteien richtet sich nach den gesetzlichen Bestimmungen, insbesondere Art. 82 DSGVO, sowie nach den Haftungsregelungen der AGB, soweit diese wirksam und gesetzlich zulässig sind.

24.2. Vertragliche Haftungsbeschränkungen gelten nicht, soweit sie nach Datenschutzrecht oder sonstigem zwingendem Recht unzulässig sind.

24.3. Der Kunde stellt den Anbieter von Ansprüchen frei, die aus einer rechtswidrigen Weisung, unzulässigen Dateneingabe, fehlenden Rechtsgrundlage, unzureichenden Information betroffener Personen oder sonstigen Pflichtverletzung des Kunden entstehen, soweit der Kunde diese zu vertreten hat.

25.

Laufzeit und Beendigung dieses AVV

25.1. Dieser AVV gilt ab Beginn der Auftragsverarbeitung.

25.2. Der AVV endet, wenn keine personenbezogenen Daten des Kunden mehr im Auftrag verarbeitet werden und alle entsprechenden Daten nach Maßgabe dieses AVV gelöscht oder zurückgegeben wurden.

25.3. Vertraulichkeits-, Lösch-, Nachweis- und Haftungsregelungen gelten fort, soweit dies ihrer Natur nach erforderlich ist.

26.

Schlussbestimmungen

26.1. Änderungen und Ergänzungen dieses AVV bedürfen der Schriftform oder einer elektronischen Zustimmung, soweit gesetzlich zulässig.

26.2. Wesentliche Änderungen dieses AVV bedürfen der Vereinbarung der Parteien. Keine gesonderte Zustimmung ist erforderlich für Änderungen der Subprozessorenliste nach Maßgabe von § 11 sowie für Anpassungen technischer und organisatorischer Maßnahmen, sofern das vereinbarte Schutzniveau dadurch nicht wesentlich herabgesetzt wird.

26.3. Änderungen werden dem Kunden in angemessener Weise mitgeteilt.

26.4. Widerspricht der Kunde einer Änderung aus wichtigem datenschutzrechtlichem Grund, werden die Parteien versuchen, eine angemessene Lösung zu finden. Ist eine solche Lösung nicht möglich, kann der Anbieter die betroffene Leistung einstellen oder der Kunde den Hauptvertrag kündigen.

26.5. Sollte eine Bestimmung dieses AVV unwirksam sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt.

26.6. Es gilt österreichisches Recht, soweit zwingendes Datenschutzrecht der Europäischen Union nicht entgegensteht.

Anlage 1:

Beschreibung der Verarbeitung

1. Produkt

VetSystem ist eine webbasierte Software-as-a-Service-Lösung für Tierarztpraxen, Tierkliniken und vergleichbare tiermedizinische Organisationen.

2. Zweck der Verarbeitung

Die Verarbeitung erfolgt zur Bereitstellung, Nutzung, Sicherung, Wartung und Unterstützung von VetSystem.

Insbesondere umfasst dies:

a) Organisationserstellung;

b) Benutzerverwaltung;

c) Rollen- und Rechtemanagement;

d) Verwaltung von Tierhaltern und Kunden;

e) Verwaltung von Tieren;

f) Verwaltung von Besuchs- und Behandlungseinträgen;

g) Verwaltung von Medikationen und Befunden;

h) Speicherung von Dokumenten und Dateien;

i) Cloud-Speicherung und Backup-Funktionen;

j) Exportfunktionen;

k) Authentifizierung;

l) transaktionale E-Mails;

m) Fehleranalyse und Sicherheit;

n) Support;

o) optionale KI-Funktionen (Zusammenfassungen, Produkt- und Lagererkennung);

p) optionale Datenmigration.

3. Art der Verarbeitung

Es erfolgen insbesondere folgende Verarbeitungsvorgänge:

a) Erheben durch Eingabe des Kunden;

b) Speichern;

c) Strukturieren;

d) Ordnen;

e) Anzeigen;

f) Ändern;

g) Abrufen;

h) Übermitteln an Subprozessoren;

i) Bereitstellen;

j) Exportieren;

k) Sichern;

l) Wiederherstellen;

m) Löschen;

n) Protokollieren;

o) Auswerten technischer Systemdaten;

p) Generieren KI-gestützter Zusammenfassungen und Erkennungsergebnisse auf Anfrage.

4. Datenkategorien

Mögliche Datenkategorien:

a) Name von Tierhaltern oder Kunden;

b) Adresse;

c) Telefonnummer;

d) E-Mail-Adresse;

e) Kundennummer oder interne Kennung;

f) Kommunikationsnotizen;

g) Tierdaten wie Name, Art, Rasse, Geschlecht, Alter, Gewicht, Kennzeichen, Chipnummer;

h) tierbezogene Behandlungsdaten;

i) Medikationsdaten;

j) Besuchsverlauf;

k) Befunde und Dokumente;

l) Anhänge und Dateien;

m) Benutzername;

n) berufliche E-Mail-Adresse von Benutzern;

o) Rollen und Berechtigungen;

p) Login- und Authentifizierungsdaten;

q) technische Logdaten;

r) Auditdaten;

s) Supportinhalte;

t) Migrationsdaten.

5. Besondere Kategorien personenbezogener Daten

VetSystem ist nicht zur Verarbeitung personenbezogener Gesundheitsdaten natürlicher Personen vorgesehen.

Der Kunde darf personenbezogene Gesundheitsdaten natürlicher Personen oder sonstige besondere Kategorien personenbezogener Daten natürlicher Personen nur eingeben, wenn dies ausdrücklich vorgesehen, rechtmäßig und mit dem Anbieter gesondert vereinbart ist.

6. Kategorien betroffener Personen

a) Tierhalter;

b) Kunden der Praxis;

c) Praxisinhaber;

d) Mitarbeiter der Praxis;

e) eingeladene Benutzer;

f) Ansprechpartner;

g) sonstige vom Kunden eingetragene Personen.

7. Verarbeitungshäufigkeit

Die Verarbeitung erfolgt kontinuierlich während der Nutzung von VetSystem.

8. Speicherorte

Die primäre produktive PostgreSQL-Datenbank von VetSystem wird über Supabase in der Region eu-central-1 (Frankfurt, Deutschland) betrieben.

Dokumente, Befunde, Dateien und durch VetSystem erzeugte Cloud-Backups werden über die in Anlage 3 bezeichnete Speicherinfrastruktur verarbeitet. Soweit für den jeweiligen Speicherbereich eine konkrete Region innerhalb der Europäischen Union konfiguriert ist, erfolgt die primäre Speicherung in dieser Region.

Weitere Subprozessoren können abhängig von Dienst, Support, Sicherheitsmaßnahmen, Netzwerk-, Disaster-Recovery- oder Unterauftragsverarbeitungsleistungen personenbezogene Daten außerhalb der EU bzw. des EWR verarbeiten oder von dort darauf zugreifen. Solche Übermittlungen erfolgen ausschließlich unter Beachtung der Anforderungen der Art. 44 ff. DSGVO und nach Maßgabe dieses AVV.

Hat der Kunde den Offline-Modus eingeschaltet, wird zusätzlich ein verschlüsseltes Abbild der Praxisdaten der Organisation auf den vom Kunden eingerichteten Endgeräten gespeichert. Diese Endgeräte stehen unter der Kontrolle des Kunden; der Anbieter hat keinen Zugriff auf sie.

Anlage 2:

Technische und organisatorische Maßnahmen

1. Zugriffskontrolle

a) Zugriff auf VetSystem nur über Benutzerkonten;

b) Authentifizierung über einen spezialisierten Authentifizierungsdienst;

c) rollen- und organisationsbasierte Zugriffsbeschränkung;

d) Benutzer handeln innerhalb der Organisation des Kunden;

e) Zugriff auf Administrationssysteme nur für berechtigte Personen;

f) Prinzip der minimal erforderlichen Rechte;

g) Entfernung oder Sperrung nicht mehr benötigter Zugänge;

h) Schutz administrativer Zugänge durch starke Authentifizierung, soweit technisch verfügbar.

2. Berechtigungskontrolle und Mandantentrennung

a) Multi-Tenant-Architektur mit logischer Mandantentrennung;

b) Einsatz von Row-Level-Security oder vergleichbaren Zugriffsbeschränkungen auf Datenbankebene;

c) organisationsbezogene Datenzugriffe;

d) Trennung von Kundenorganisationen innerhalb der Anwendung;

e) rollenbasierte Berechtigungen;

f) Prüfung kritischer Zugriffslogik im Rahmen der Entwicklung.

3. Übertragungskontrolle

a) Verschlüsselte Übertragung über HTTPS/TLS;

b) keine bewusste unverschlüsselte Übertragung personenbezogener Daten über öffentliche Netze;

c) Einsatz etablierter Cloud- und Infrastrukturprovider;

d) Beschränkung externer Datenübertragungen auf erforderliche Subprozessoren;

e) KI-Übermittlung nur bei aktiver Nutzung der KI-Funktion.

4. Speicherkontrolle

a) Speicherung in verwalteten Cloud-, Datenbank- oder Speicherinfrastrukturen;

b) Zugriffsbeschränkung auf produktive Systeme;

c) Speicherung von Dateien, Befunden und Backups in geeigneten Speicherumgebungen;

d) Produktive Daten werden bei den eingesetzten Speicher- und Datenbankdiensten unter Nutzung der vom jeweiligen Anbieter bereitgestellten Verschlüsselung ruhender Daten gespeichert. Von VetSystem erzeugte kundenbezogene Cloud-Backups werden zusätzlich anwendungsseitig verschlüsselt. Datenübertragungen zwischen Client, Anwendung und Datenbank-/Speicherdiensten erfolgen über verschlüsselte Transportverbindungen.

e) keine Nutzung von Kundendaten für allgemeines Training von KI-Modellen durch den Anbieter.

5. Eingabekontrolle und Nachvollziehbarkeit

a) Protokollierung technischer Ereignisse in angemessenem Umfang;

b) Audit- und Sicherheitsprotokollierung für relevante Benutzerhandlungen und sicherheitsrelevante Vorgänge in angemessenem Umfang.

c) Nachvollziehbarkeit ausgewählter Änderungen, Löschungen oder sicherheitsrelevanter Vorgänge;

d) Zeitstempel und Benutzerbezug bei relevanten Protokollen, soweit technisch umgesetzt;

e) Schutz von Logs vor unbefugtem Zugriff.

6. Verfügbarkeitskontrolle

a) Nutzung verwalteter Hosting-, Datenbank- und Speicheranbieter;

b) technische Backups und Sicherungsmechanismen je nach eingesetztem Dienst;

c) produktseitige verschlüsselte Cloud-Backups mit regelmäßig 30 Tagen Aufbewahrung sowie Export- und Downloadfunktionen;

d) Möglichkeit für Kunden, eigene Exporte und lokale Sicherungskopien vorzunehmen;

e) technische Wiederherstellung nach Störungen nach Best Effort;

f) keine garantierte Wiederherstellungszeit, sofern nicht gesondert vereinbart.

7. Trennungskontrolle

a) logische Trennung von Kundenorganisationen;

b) Trennung von Entwicklungs-, Test- und Produktivumgebungen, soweit organisatorisch und technisch angemessen;

c) keine Verwendung produktiver Kundendaten in Entwicklung oder Test, sofern nicht erforderlich, rechtmäßig und angemessen geschützt;

d) Zugriff auf produktive Daten nur bei Erforderlichkeit.

8. Integrität und Belastbarkeit

a) Einsatz etablierter Plattformanbieter;

b) regelmäßige Sicherheitsupdates für abhängige Softwarekomponenten;

c) Prüfung und Aktualisierung sicherheitsrelevanter Abhängigkeiten;

d) Fehlerbehebung nach Risiko und Priorität;

e) Schutz vor missbräuchlicher Nutzung durch technische und organisatorische Maßnahmen;

f) Schutz öffentlicher Formulare durch geeignete Spam- oder Missbrauchsschutzmaßnahmen.

9. Incident Response

a) interner Prozess zur Bewertung von Sicherheitsvorfällen;

b) Prüfung, ob personenbezogene Daten betroffen sind;

c) Information des Kunden bei relevanter Datenschutzverletzung;

d) Dokumentation wesentlicher Vorfälle;

e) Maßnahmen zur Eindämmung, Behebung und Prävention vergleichbarer Vorfälle.

10. Datenschutzfreundliche Voreinstellungen

a) Verarbeitung nur der für die jeweilige Funktion erforderlichen Daten;

b) rollen- und organisationsbezogene Zugriffsbeschränkung;

c) KI-Funktionen nur optional und nutzerinitiiert;

d) Paketlimits und Funktionsbeschränkungen;

e) keine automatische Übermittlung aller Praxisdaten an KI-Dienstleister.

11. Subprozessorenmanagement

a) Auswahl geeigneter Subprozessoren;

b) Abschluss von Datenschutzvereinbarungen mit Subprozessoren, soweit erforderlich;

c) Pflege einer Subprozessorenliste;

d) Information des Kunden über wesentliche Änderungen;

e) Prüfung von Datenschutzinformationen eingesetzter Anbieter.

12. Lösch- und Retentionskonzept

a) Exportfenster nach Vertragsende;

b) Löschung produktiver Kundendaten nach Ablauf der festgelegten Fristen;

c) Löschung oder Überschreibung von Backups nach technischen Retentionszyklen;

d) Löschung temporärer Migrationsdateien nach Abschluss der Migration;

e) Berücksichtigung gesetzlicher und berechtigter Aufbewahrungsgründe.

13. Offline-Modus (optional)

Der Offline-Modus ist ausgeschaltet, bis der Kunde ihn für seine Organisation einschaltet. Dann gilt zusätzlich:

a) Speicherung der Praxisdaten auf dem Endgerät ausschließlich verschlüsselt, je Datensatz mit AES-256-GCM und an Organisation und Datensatz gebunden;

b) der Datenschlüssel wird aus einer vom Benutzer gewählten sechsstelligen PIN oder einer Passphrase mit mindestens acht Zeichen abgeleitet (PBKDF2-SHA-256 mit mindestens 600.000 Durchläufen); PIN, Passphrase und Schlüssel werden weder auf dem Endgerät noch beim Anbieter im Klartext gespeichert. Zusätzlich ist der Datenschlüssel mit einem Geräteschlüssel gesichert, den der Anbieter nur für das eigene, nicht gesperrte Gerät eines angemeldeten Benutzers aus einem serverseitigen Geheimnis ableitet und nicht speichert;

c) automatische Sperre nach 15 Minuten ohne Eingabe und nach 5 Minuten im Hintergrund; ohne Verbindung zum Anbieter ist zum Entsperren die PIN erforderlich, mit Verbindung und gültiger Anmeldung entsperrt die Anwendung ohne PIN;

d) Wartezeiten nach wiederholt falscher Eingabe; nach der zehnten falschen Eingabe werden die lokalen Daten gelöscht;

e) Verzeichnis der eingerichteten Geräte je Organisation; Sperren einzelner Geräte durch die Verwaltung des Kunden, wirksam bei der nächsten Verbindung des Geräts;

f) Löschung der lokalen Daten bei Sperrung des Geräts, Ende der Mitgliedschaft, Ausschalten des Offline-Modus oder Abmeldung;

g) Übertragung nur über HTTPS/TLS an die Organisation des angemeldeten Benutzers; jede Übertragung wird serverseitig gegen Mitgliedschaft, Gerät, Berechtigung und Paketgrenzen geprüft;

h) der zwischengespeicherte Programmcode der Anwendung enthält keine Praxisdaten;

i) der Schutz durch die PIN richtet sich gegen gelegentlichen Zugriff; den Schutz bei Verlust oder Diebstahl leisten Geräteverschlüsselung und Bildschirmsperre des Endgeräts, für die der Kunde verantwortlich ist;

j) zeitliche Begrenzung der Offline-Nutzung: das Endgerät speichert verschlüsselt, bis wann der Vertragsstatus feststeht (Ende der Testphase oder des bezahlten Abrechnungszeitraums), und sperrt die Offline-Nutzung danach bis zur nächsten Synchronisierung; ein Zurückstellen der Geräteuhr wird erkannt. Die Sperre löscht keine Daten.

Anlage 3:

Subprozessorenliste

1. Allgemeines

Der Anbieter setzt zur Bereitstellung, Sicherung, Wartung und Unterstützung von VetSystem die nachfolgend aufgeführten weiteren Auftragsverarbeiter („Subprozessoren“) ein.

Die aufgeführten Subprozessoren verarbeiten personenbezogene Daten ausschließlich im für die jeweilige Leistung erforderlichen Umfang.

Soweit ein Subprozessor personenbezogene Daten außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeitet oder ein Zugriff aus einem Drittland möglich ist, erfolgt die Übermittlung nur unter Einhaltung der Anforderungen der Art. 44 ff. DSGVO, insbesondere auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses, der Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission gemäß Durchführungsbeschluss (EU) 2021/914 oder eines sonstigen gesetzlich zulässigen Transfermechanismus.

Der Anbieter informiert den Kunden nach Maßgabe von § 11 dieses AVV über die Hinzuziehung oder Ersetzung von Subprozessoren.

Die tatsächlichen Verarbeitungsorte einzelner Subprozessoren können insbesondere aufgrund von Support-, Sicherheits-, Netzwerk-, Disaster-Recovery- oder Unterauftragsverarbeitungsleistungen von der primären Hostingregion abweichen.

2. Eingesetzte Subprozessoren

2.1. Vercel Inc.

Dienstleister:

Vercel Inc., Vereinigte Staaten

Zweck der Verarbeitung:

Hosting und Bereitstellung der VetSystem-Webanwendung, serverseitige Ausführung von Anwendungsfunktionen, Netzwerkbereitstellung, Deployment, technische Protokollierung sowie Sicherheits- und Infrastrukturleistungen.

Mögliche Datenkategorien:

a) IP-Adressen und technische Verbindungsdaten;

b) Request- und Headerdaten;

c) technische Nutzungs- und Protokolldaten;

d) Benutzer- und Organisationskennungen;

e) personenbezogene Daten, die im Rahmen der serverseitigen Verarbeitung einer VetSystem-Anfrage technisch verarbeitet werden;

f) gegebenenfalls temporär verarbeitete Praxis-, Tierhalter-, Tier-, Behandlungs- und Dokumentmetadaten.

Betroffene Personen:

Praxisinhaber, Mitarbeiter und eingeladene Benutzer des Kunden sowie Tierhalter, Kunden und sonstige Personen, deren personenbezogene Daten durch VetSystem verarbeitet werden.

Primärer Verarbeitungsrahmen:

Cloud- und Edge-Infrastruktur von Vercel; die tatsächliche Verarbeitung kann abhängig von der eingesetzten Vercel-Infrastruktur und den von Vercel eingesetzten Subprozessoren auch außerhalb der EU/des EWR erfolgen.

Drittlandübermittlung:

Möglich, insbesondere in die Vereinigten Staaten.

Transfermechanismus:

Soweit erforderlich, insbesondere Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission gemäß Durchführungsbeschluss (EU) 2021/914 sowie die im jeweils geltenden Vercel Data Processing Addendum vorgesehenen Transfermechanismen.

Vertragsgrundlage:

Data Processing Addendum von Vercel für die eingesetzten, vom DPA erfassten Vercel-Dienste und Tarife.

2.2. Supabase, Inc.

Dienstleister:

Supabase, Inc.

Zweck der Verarbeitung:

Bereitstellung und Betrieb der von VetSystem eingesetzten verwalteten PostgreSQL-Datenbank, Speicherung strukturierter Anwendungsdaten, Datenbankzugriffe, Datenbankverbindungen und Connection Pooling sowie technische Datenbanksicherungs- und Wiederherstellungsfunktionen.

VetSystem verwendet Supabase im Rahmen dieser Auftragsverarbeitung ausschließlich für die hierfür konfigurierten Datenbank- und Infrastrukturleistungen.

Mögliche Datenkategorien:

a) Kunden- und Tierhalterdaten;

b) Kontaktdaten;

c) Tierdaten;

d) Besuchs- und Behandlungsdaten;

e) Medikations- und Befunddaten;

f) Lager- und Katalogdaten;

g) Benutzer- und Organisationsdaten;

h) Rollen- und Berechtigungsdaten;

i) Audit-, Protokoll- und technische Metadaten;

j) sonstige strukturierte personenbezogene Daten, die der Kunde innerhalb von VetSystem verarbeitet.

Betroffene Personen:

Tierhalter, Kunden der Praxis, Praxisinhaber, Mitarbeiter, eingeladene Benutzer sowie sonstige Personen, deren personenbezogene Daten der Kunde in VetSystem verarbeitet.

Primärer Verarbeitungsort:

Die produktive PostgreSQL-Datenbank von VetSystem wird in der Region eu-central-1 (Frankfurt, Deutschland) betrieben.

Drittlandübermittlung:

Ein Zugriff oder eine Verarbeitung außerhalb der EU bzw. des EWR kann insbesondere im Rahmen von Support-, Sicherheits-, Betriebs- oder Unterauftragsverarbeitungsleistungen möglich sein.

Transfermechanismus:

Soweit erforderlich, erfolgen Drittlandübermittlungen nach Maßgabe des jeweils geltenden Data Processing Addendum von Supabase, insbesondere auf Grundlage eines anwendbaren Angemessenheitsbeschlusses oder der Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission gemäß Durchführungsbeschluss (EU) 2021/914. Soweit VetSystem gegenüber Supabase als Auftragsverarbeiter handelt, finden für entsprechende Drittlandübermittlungen insbesondere die für Übermittlungen zwischen Auftragsverarbeitern vorgesehenen Regelungen Anwendung.

Vertragsgrundlage:

Data Processing Addendum von Supabase in seiner jeweils geltenden Fassung.

Besonderheiten:

Supabase kann technische Datenbanksicherungen, Snapshots und Wiederherstellungskopien im Rahmen seiner Infrastruktur erstellen. Diese sind von den durch VetSystem selbst erzeugten kundenbezogenen Cloud-Backups zu unterscheiden. Supabase kann für die Bereitstellung seiner Leistungen weitere Unterauftragnehmer einsetzen; deren Einsatz richtet sich nach dem Data Processing Addendum und der jeweils aktuellen Subprozessorenregelung von Supabase.

2.3. Clerk, Inc.

Dienstleister:

Clerk, Inc., Vereinigte Staaten

Zweck der Verarbeitung:

Authentifizierung, Benutzerkonten, Anmeldeprozesse, Sitzungsverwaltung, Organisationen und Organisationsmitgliedschaften sowie technische Zugriffskontrolle.

Mögliche Datenkategorien:

a) Name;

b) E-Mail-Adresse;

c) Benutzerkennungen;

d) Organisationskennungen;

e) Organisationsmitgliedschaften;

f) Rollen- und Berechtigungsinformationen;

g) Authentifizierungs- und Sitzungsinformationen;

h) Login- und Sicherheitsdaten;

i) IP-Adressen und technische Metadaten.

Betroffene Personen:

Praxisinhaber, Mitarbeiter, eingeladene Benutzer und sonstige Benutzer von VetSystem.

Primärer Verarbeitungsrahmen:

Infrastruktur von Clerk und dessen Subprozessoren.

Drittlandübermittlung:

Möglich, insbesondere in die Vereinigten Staaten.

Transfermechanismus:

Insbesondere EU-US Data Privacy Framework, soweit anwendbar, sowie Standardvertragsklauseln gemäß Durchführungsbeschluss (EU) 2021/914 für Übermittlungen, für die ein entsprechender Transfermechanismus erforderlich ist.

Besonderheiten:

Clerk kann abhängig von der jeweiligen Verarbeitung unterschiedliche datenschutzrechtliche Rollen einnehmen. Soweit Clerk personenbezogene Daten im Zusammenhang mit der Bereitstellung von Authentifizierungs- und Benutzerverwaltungsleistungen im Auftrag von VetSystem verarbeitet, wird Clerk als Auftragsverarbeiter bzw. Subprozessor eingesetzt. Für bestimmte eigene Account- und Geschäftsbeziehungsdaten kann Clerk eigenständig Verantwortlicher sein.

Vertragsgrundlage:

Clerk Data Processing Addendum in seiner jeweils geltenden Fassung.

2.4. Amazon Web Services

Dienstleister:

Amazon Web Services EMEA SARL und/oder die nach dem jeweils geltenden AWS-Vertrag zuständigen verbundenen AWS-Gesellschaften.

Zweck der Verarbeitung:

Objektspeicherung für Praxisdokumente, Befunde, Dateien, Support-Anhänge, VetSystem-Backups und technische Support-/Sicherungsexporte sowie hierzu erforderliche Speicher- und Sicherheitsfunktionen.

Eingesetzte Dienste:

Insbesondere Amazon Simple Storage Service (Amazon S3).

Mögliche Datenkategorien:

a) hochgeladene Dokumente und Dateien;

b) Befunde;

c) tierbezogene Dokumentationen;

d) Bilder;

e) Backup-Inhalte;

f) Kundendaten;

g) Tierhalterdaten;

h) Tier- und Behandlungsdaten;

i) technische Metadaten;

j) Objekt- und Dateimetadaten;

k) Support-Anhänge.

Betroffene Personen:

Tierhalter, Kunden der Praxis, Praxisinhaber, Mitarbeiter, eingeladene Benutzer und sonstige Personen, deren personenbezogene Daten in hochgeladenen Dateien oder Sicherungskopien enthalten sind.

Primärer Verarbeitungsort:

Von VetSystem konfigurierte AWS-Region in der Europäischen Union, insbesondere eu-central-1 (Frankfurt, Deutschland), soweit für den jeweiligen Speicherbereich so konfiguriert.

Drittlandübermittlung:

Ein Drittlandzugriff kann insbesondere durch Support-, Sicherheits- oder Unterauftragsverarbeitungsleistungen von AWS möglich sein.

Transfermechanismus:

AWS Data Processing Addendum einschließlich der jeweils anwendbaren Standardvertragsklauseln gemäß Durchführungsbeschluss (EU) 2021/914 sowie gegebenenfalls weiterer anwendbarer Angemessenheitsbeschlüsse oder Transfermechanismen.

Vertragsgrundlage:

Das AWS Data Processing Addendum ist Bestandteil der AWS Service Terms und gilt für die Verarbeitung von Customer Data im Rahmen der anwendbaren AWS-Dienste.

Besonderheiten:

Von VetSystem erzeugte kundenbezogene Cloud-Backups werden zusätzlich zur providerseitigen Speicherverschlüsselung anwendungsseitig verschlüsselt.

2.5. SYNLINQ (E-Mail-Hosting, eigener Mailserver)

Dienstleister:

SYNLINQ (Oliver Horscht), Hanauer Landstraße 328-330, 60314 Frankfurt am Main, Deutschland.

Zweck der Verarbeitung:

Betrieb des von VetSystem genutzten Mailservers. Versand transaktionaler E-Mails im Zusammenhang mit VetSystem, insbesondere Einladungen, Supportbenachrichtigungen, Nutzungs- und Systembenachrichtigungen sowie sonstige im Rahmen der Plattform erforderliche E-Mail-Kommunikation, sowie Empfang und Speicherung von E-Mails in den Postfächern des Anbieters.

Mögliche Datenkategorien:

a) Name;

b) E-Mail-Adresse;

c) Organisations- und Benutzerbezug;

d) Inhalt der jeweiligen transaktionalen E-Mail;

e) technische Versand- und Zustellinformationen;

f) gegebenenfalls personenbezogene Angaben, die in einer Support- oder Systemnachricht enthalten sind.

Betroffene Personen:

Praxisinhaber, Mitarbeiter, eingeladene Benutzer, Ansprechpartner und sonstige Empfänger transaktionaler VetSystem-Nachrichten.

Primärer Verarbeitungsort:

Frankfurt am Main, Deutschland.

Drittlandübermittlung:

Nach derzeitigem Stand nicht vorgesehen.

Transfermechanismus:

Nicht erforderlich, solange keine Drittlandübermittlung erfolgt.

Vertragsgrundlage:

Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO mit dem Dienstleister.

2.6. OpenRouter, Inc.

Dienstleister:

OpenRouter, Inc., 169 Madison Ave #2404, New York, NY 10016, Vereinigte Staaten.

Zweck der Verarbeitung:

Bereitstellung optionaler KI-Funktionen von VetSystem und Weiterleitung der hierfür erforderlichen Anfragen an ausgewählte KI-Modellanbieter.

Dies betrifft insbesondere tierbezogene KI-Zusammenfassungen, bildgestützte Produktidentifikation und sonstige ausdrücklich vom Benutzer ausgelöste KI-Funktionen, soweit diese über OpenRouter bereitgestellt werden.

Mögliche Datenkategorien:

Abhängig von der konkret ausgelösten KI-Funktion insbesondere:

a) vom Benutzer aktiv übermittelte Bilder;

b) Produkt- und Verpackungsinformationen;

c) Barcodes;

d) minimale tenantbezogene Katalog- und Produktinformationen;

e) technische Anfrageparameter;

f) Prompts und KI-Ausgaben;

soweit eine entsprechende KI-Funktion dies vorsieht, Tierdaten und tierbezogene Behandlungsinformationen.

Betroffene Personen:

Soweit personenbezogene Daten betroffen sind, insbesondere Tierhalter und Kunden der Praxis sowie gegebenenfalls Praxisbenutzer.

Aktivierung:

Eine Verarbeitung findet nur statt, wenn ein berechtigter Benutzer die betreffende KI-Funktion aktiv auslöst.

Primärer Verarbeitungsrahmen:

OpenRouter-Infrastruktur und der jeweils für die konkrete Anfrage ausgewählte KI-Modellanbieter.

Drittlandübermittlung:

Ja. Insbesondere eine Verarbeitung in den Vereinigten Staaten sowie abhängig vom ausgewählten Modellprovider in weiteren Staaten ist möglich.

Transfermechanismus:

Soweit die DSGVO anwendbar ist und OpenRouter als Auftragsverarbeiter eingesetzt wird, insbesondere Standardvertragsklauseln gemäß Durchführungsbeschluss (EU) 2021/914 nach Maßgabe des mit OpenRouter geltenden Data Processing Agreement.

Nachgelagerte Modellprovider:

OpenRouter kann zur Erbringung der jeweiligen KI-Leistung weitere KI-Modellanbieter als Subprozessoren einsetzen. Welcher Modellprovider eine Anfrage verarbeitet, richtet sich nach der technischen Konfiguration der jeweiligen VetSystem-KI-Funktion und den für den OpenRouter-Account festgelegten Routing- und Datenschutzbeschränkungen.

VetSystem konfiguriert KI-Verarbeitungen so, dass Kundendaten nicht freiwillig für das Training allgemeiner KI-Modelle freigegeben werden. Soweit technisch verfügbar und für die eingesetzte KI-Funktion geeignet, werden Provider mit geeigneten Datenschutz- und Retentionseinstellungen verwendet.

Prompt- und Response-Speicherung:

VetSystem aktiviert keine freiwillige Speicherung von Prompt- und Antwortinhalten bei OpenRouter für Analyse- oder Produktverbesserungszwecke. Hiervon unberührt bleiben technisch notwendige Metadaten sowie die Verarbeitungs- und Retentionsregelungen des jeweils eingesetzten Modellproviders.

3. Nicht als Subprozessoren dieser Auftragsverarbeitung aufgeführte Dienste

Nicht jeder von VetSystem eingesetzte externe Dienst verarbeitet personenbezogene Praxisdaten im Auftrag des Kunden.

Insbesondere werden Dienste, die ausschließlich oder überwiegend für eigene Zwecke des Anbieters eingesetzt werden, nicht allein aufgrund ihrer Nutzung als Subprozessor dieses AVV behandelt.

Hierzu können insbesondere gehören:

Zahlungsdienstleister wie Stripe:

Die Verarbeitung von Abonnement-, Rechnungs- und Zahlungsdaten betrifft grundsätzlich das Vertrags- und Abrechnungsverhältnis zwischen VetSystem und dem Kunden und wird in der Datenschutzerklärung des Anbieters beschrieben. Soweit Stripe hierbei eigenständig Verantwortlicher ist, erfolgt keine Aufnahme als Subprozessor dieser Auftragsverarbeitung.

Cloudflare Turnstile und vergleichbare Schutzdienste für öffentliche Formulare:

Soweit diese ausschließlich für öffentliche Website-, Kontaktformular-, Sicherheits- oder Missbrauchsschutzfunktionen eingesetzt werden und keine im Auftrag des Kunden verarbeiteten Praxisdaten erhalten, werden sie in der Datenschutzerklärung und nicht als Subprozessor dieses AVV beschrieben.

Domain- und DNS-Anbieter:

Soweit ein Domain- oder DNS-Anbieter ausschließlich Domain- bzw. DNS-Dienste erbringt und dabei keine personenbezogenen Kundendaten aus VetSystem im Auftrag verarbeitet, wird er nicht als Subprozessor dieses AVV geführt.

4. Aktualisierung der Subprozessorenliste

Der Anbieter kann die vorstehende Liste nach Maßgabe von § 11 dieses AVV aktualisieren.

Über die beabsichtigte Hinzuziehung oder Ersetzung eines Subprozessors wird der Kunde in geeigneter elektronischer Form informiert. Der Kunde kann nach Maßgabe von § 11 aus wichtigem datenschutzrechtlichem Grund widersprechen.

Aktuelle Informationen zu eingesetzten Subprozessoren, deren wesentlichen Verarbeitungszwecken und gegebenenfalls anwendbaren Drittlandtransfermechanismen können zusätzlich im Legal- oder Datenschutzbereich von VetSystem bereitgestellt werden.

Die Änderung technischer Regionen, Subprozessoren oder Transfermechanismen darf nicht zu einer wesentlichen Herabsetzung des vereinbarten Datenschutzniveaus führen.

Anlage 4:

Löschung, Rückgabe, Export und Backup-Retention

1. Während des laufenden Vertrags

1.1. Der Kunde kann Daten innerhalb von VetSystem verwalten, ändern und löschen, soweit die Funktionen dies ermöglichen.

1.2. Für bestimmte Objekte kann ein Papierkorb oder Wiederherstellungsmechanismus bestehen.

1.3. Für andere Daten kann eine Löschung sofort dauerhaft erfolgen.

1.4. Der Kunde ist dafür verantwortlich, Benutzer über die Folgen von Löschungen zu informieren und Berechtigungen entsprechend zu vergeben.

2. Papierkorb

2.1. Ein Papierkorb ist vorgesehen für:

a) vollständige Kunden-/Tierhalterdatensätze;

b) einzelne Tierdatensätze.

2.2. Andere Datenarten können dauerhaft gelöscht werden, ohne dass eine Wiederherstellung über den Papierkorb möglich ist.

2.3. Der konkrete Funktionsumfang des Papierkorbs richtet sich nach dem Produktstand.

3. Export nach Vertragsende

3.1. Nach Vertragsende wird für 30 Tage ein Export- oder Read-Only-Zugang bereitgestellt, soweit technisch möglich.

3.2. Der Kunde ist verpflichtet, innerhalb dieses Zeitraums erforderliche Exporte vorzunehmen.

3.3. Nach Ablauf des Exportfensters kann der Zugang deaktiviert werden.

3.4. Bei einer kostenlosen Testphase, die nicht in ein kostenpflichtiges Paket übergeht, beginnt das Exportfenster mit dem Ende der Testphase.

4. Löschung produktiver Daten

4.1. Produktive Kundendaten werden nach Ablauf von 120 Tagen nach Vertragsende gelöscht. Die Löschung kann automatisiert erfolgen; der Anbieter prüft vor der Durchführung, ob entgegenstehende Aufbewahrungspflichten vorliegen, und kündigt die Löschung dem Kunden per E-Mail an.

4.2. Eine frühere Löschung kann auf Wunsch des Kunden erfolgen, soweit technisch möglich und keine Aufbewahrungsgründe entgegenstehen.

4.3. Nach endgültiger Löschung besteht kein Anspruch auf Wiederherstellung.

4.4. Bei einer kostenlosen Testphase, die nicht in ein kostenpflichtiges Paket übergegangen ist, können die Daten der Organisation frühestens 30 Tage nach dem Ende der Testphase gelöscht werden. Der Anbieter kündigt die Löschung dem Organisationsinhaber per E-Mail an, in der Regel sieben Tage und einen Tag vor dem Löschtermin, mindestens jedoch 24 Stunden vor der Durchführung.

4.5. Die Löschung umfasst die produktiven Datenbankdaten der Organisation einschließlich Kunden-, Tier-, Behandlungs-, Katalog- und Lagerdaten sowie die für die Organisation in der Speicherinfrastruktur abgelegten Dateien. Vertrags-, Rechnungs-, Zahlungs-, Legal-Acceptance-, Sicherheits- und Nachweisdaten verbleiben nach Maßgabe von Punkt 16.8 dieses AVV beim Anbieter.

5. Backups und Sicherungskopien

5.1. Daten in Sicherungskopien werden nach Ablauf der technischen Retentionszyklen gelöscht oder überschrieben.

5.2. Kundenbezogene VetSystem-Backups werden regelmäßig 30 Tage aufbewahrt. Zum Schutz vor Datenverlust kann eine Sicherung in Ausnahmefällen länger, höchstens jedoch rund 120 Tage, aufbewahrt werden. Die jeweils jüngste Sicherung einer Organisation wird spätestens mit der Löschung der Organisation gelöscht. Die technische Retention providerseitiger Sicherungskopien kann je nach System, Subprozessor und Backup-Typ variieren.

5.3. Eine gezielte Einzellöschung aus technischen Backups ist nicht geschuldet, soweit dies technisch nicht möglich oder nur mit unverhältnismäßigem Aufwand möglich wäre.

5.4. Daten in Backups werden nicht produktiv genutzt, außer zur Wiederherstellung im Störungsfall.

5.5. In der Speicherinfrastruktur gelöschte Dateien werden zunächst als gelöscht markiert; frühere Dateiversionen werden nach Ablauf von 14 Tagen endgültig entfernt.

6. Herunterladbare Backups

6.1. Der Kunde kann Backups herunterladen.

6.2. Der Kunde ist ab Download selbst für die sichere Speicherung, Verschlüsselung, Zugriffskontrolle und Löschung heruntergeladener Backups verantwortlich.

6.3. Der Anbieter hat keinen Zugriff auf lokale Speicherorte des Kunden.

7. Verschlüsselung von VetSystem-Backups

7.1. Von VetSystem für den Kunden erstellte Cloud-Backups werden verschlüsselt gespeichert.

7.2. Die Verschlüsselung ist Bestandteil der technischen Sicherheitsarchitektur und keine vom Kunden separat aktivierbare Option.

7.3. Providerseitige Datenbank- oder Infrastruktur-Sicherungskopien sind hiervon zu unterscheiden und unterliegen den Sicherheitsmaßnahmen des jeweiligen Subprozessors.

7.4. Der Kunde ist für die sichere Aufbewahrung erforderlicher Zugangsdaten, Schlüssel oder Wiederherstellungsmöglichkeiten verantwortlich.

8. Offline-Modus

8.1. Lokale Daten auf einem eingerichteten Endgerät werden gelöscht, wenn der Benutzer das Gerät löscht oder sich abmeldet, nach der zehnten falschen Eingabe der PIN sowie bei der nächsten Verbindung des Geräts nach Sperrung des Geräts, Ende der Mitgliedschaft des Benutzers oder Ausschalten des Offline-Modus. Nach dem Ausschalten können eingerichtete Geräte noch sieben Tage lang offene Änderungen übertragen.

8.2. Verbindet sich ein Endgerät nicht mehr mit VetSystem, kann der Anbieter die dort gespeicherten Daten nicht löschen. Der Kunde entfernt sie selbst, etwa durch Löschen der Browserdaten oder Zurücksetzen des Geräts.

8.3. Beim Anbieter gespeichert und nach folgenden Fristen gelöscht werden:

a) Einträge gesperrter Geräte im Geräteverzeichnis: 90 Tage nach der Sperrung;

b) das Änderungsprotokoll der Synchronisierung, das Kennungen geänderter Datensätze, aber keine Inhalte enthält: 60 Tage;

c) Übertragungsbelege mit Kennung und Ergebnis einer Übertragung: 90 Tage.

8.4. Nach Vertragsende gelten für die beim Anbieter gespeicherten Praxisdaten die Abschnitte 3 bis 5 dieser Anlage; für Endgeräte gilt Abschnitt 8.2.

Anlage 5:

KI-Verarbeitung

1. Funktion

VetSystem kann optionale KI-Funktionen bereitstellen, mit denen Benutzer aus vorhandenen Tier- und Behandlungsdaten eine Zusammenfassung erstellen lassen oder Produkte und Lagerartikel anhand von Bildern, Barcodes oder Produktangaben erkennen und erfassen lassen können.

2. Auslösung

Die KI-Verarbeitung erfolgt nur, wenn ein berechtigter Benutzer die Funktion aktiv auslöst.

Es erfolgt keine automatische Übermittlung aller Praxisdaten an den KI-Dienstleister.

3. Übermittelte Daten

An den KI-Dienstleister werden nur jene Daten übermittelt, die für die konkret ausgelöste KI-Funktion erforderlich sind.

Dies können insbesondere sein:

a) Tierdaten;

b) tierbezogene Behandlungsdaten;

c) Besuchseinträge;

d) Medikationsinformationen;

e) vorhandene tierbezogene Notizen;

f) technische Anfrageparameter;

g) bei der Produkt- und Lagererkennung: vom Benutzer bereitgestellte Bilder, Barcodes sowie Produkt- und Kataloginformationen.

4. Nicht zulässige Inhalte

Der Kunde darf keine folgenden Inhalte an KI-Funktionen übermitteln:

a) personenbezogene Gesundheitsdaten natürlicher Personen;

b) Gesundheitsdaten von Tierhaltern;

c) Gesundheitsdaten von Mitarbeitern;

d) strafrechtlich relevante personenbezogene Daten;

e) sonstige besondere Kategorien personenbezogener Daten natürlicher Personen;

f) Daten ohne sachlichen Bezug zur tierärztlichen Behandlung.

5. Verantwortlichkeit des Kunden

Der Kunde ist dafür verantwortlich, dass seine Benutzer nur zulässige Daten in Behandlungsfelder und KI-Funktionen eingeben.

Der Anbieter ist nicht verpflichtet, Eingaben vorab vollständig darauf zu prüfen, ob sie unzulässige personenbezogene Daten enthalten.

6. Ergebnis

KI-generierte Ergebnisse dienen nur als Unterstützung.

Der Kunde muss jedes Ergebnis fachlich prüfen, bevor es verwendet, gespeichert, übernommen oder an Dritte weitergegeben wird.

7. Training und Modellverbesserung

Der Anbieter wird keine Einstellung aktivieren, durch die über die API übermittelte Kundendaten freiwillig zum Training oder zur Verbesserung allgemeiner KI-Modelle freigegeben werden, sofern der Kunde dem nicht ausdrücklich zustimmt.

8. Überschreiben bestehender Inhalte

Soweit eine KI-Zusammenfassung eine bereits vorhandene Zusammenfassung überschreibt, ist der Kunde für Prüfung, Sicherung und Wiederherstellung eigener Inhalte verantwortlich.

9. Subprozessor

Für KI-Funktionen wird derzeit folgender Dienstleister eingesetzt (Einzelheiten: Anlage 3):

10. UI-Hinweis

Vor oder bei Nutzung der KI-Funktion sollte VetSystem folgenden Hinweis anzeigen:

„Nur Tierdaten und tierbezogene Behandlungsinformationen verwenden. Keine Gesundheitsdaten von Menschen oder sonstige sensible personenbezogene Daten eingeben. KI-Ergebnis fachlich prüfen.“